اعتمد كل من المهندس داود بن سالم الهدابي رئيس إدارة شركة شموخ للاستثمار والخدمات، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية للشركة .
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق لشركة شموخ للاستثمار والخدمات.
وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض .
وبدخول النظام حيز التنفيذ سيعمل قسم الوثائق بشركة شموخ للاستثمار والخدمات وبالتنسيق مع المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق .
وتم الانتهاء من العمل على إعداد أدوات نظام إدارة الوثائق بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على الجداول ونظام تصنيفها حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بشركة شموخ للاستثمار والخدمات بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات بالشركة نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها.
